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Etapas de um Projeto de Automação Comercial

Posted by TECNOIMPORTS ® on 09:38
Implantar a automação comercial numa empresa é uma tarefa geralmente mais complexa do que se imagina. Abaixo apresentamos as 3 etapas básicas para uma implantação de sucesso de automação comercial: Planejamento, Preparação e Implantação

1ª Etapa: Planejamento

1 - Escolha o responsável
Nessa fase, primeiramente eleja um responsável pela elaboração do plano. Pode ser um sócio, um gerente, o responsável pela área de informática ou um consultor externo. Além de dominar todas as características do negócio, a pessoa responsável deve entender ou estar disposta a aprender sobre informática e automação. Além disso, precisará dispor de tempo para se dedicar ao projeto do começo ao fim. Mas não basta apenas o responsável estar envolvido. O sucesso do processo de automação comercial depende do comprometimento de todos os envolvidos, principalmente dos proprietários e gerentes.

2 - Registre tudo
Durante a etapa de planejamento, registre tudo. Faça um relatório, ou inventário, minucioso sobre todas as fases de trabalho da sua empresa: das atividades do setor administrativo e financeiro, e da retaguarda à frente de loja. Nesse relatório, vá enumerando os principais problemas, como morosidade no atendimento ao cliente, necessidade de implantar o ECF; quebra do estoque, entre outros. A redação desse relatório é uma oportunidade para você pensar em relação a suas dúvidas, sobre o seu negócio e sobre o que espera com o investimento em automação comercial.

3 - Identifique suas necessidades
O relatório elaborado no passo anterior será útil para essa fase. Ao identificar os principais problemas do seu negócio, automaticamente você conseguirá identificar as suas necessidades. Ou seja, o que é preciso melhorar nas etapas de trabalho do seu supermercado. Com isso, ficará mais fácil saber o que você espera ao investir em automação comercial. Após concluir o levantamento, é necessário estabelecer uma prioridade de ação. Uma forma é começando pelas atividades que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido. Outra maneira é saber quais delas são realizadas de forma precária e onde a automação trará resultados positivos mais rapidamente nas suas execuções. Identificando suas necessidades, estabeleça metas, prioridades e concentre-se nelas.

4 - Procure ajuda
Como administrador, você sabe como manter o mix de produtos certo, como aumentar o giro... enfim, sua obrigação é entender do seu negócio. Se até hoje você tem fugido do assunto automação porque não conhece nada sobre ele, saiba que isso não é uma barreira, pois há profissionais especializados prontos para ajudá-lo. Outra saída é visitar outros estabelecimentos comerciais que já estejam automatizados. Procure saber detalhes sobre o processo de implantação, suas dificuldades e benefícios. Há também eventos e livros especializados sobre o assunto. Consultores e softwares-houses especializados em automação comercial também poderão auxiliá-lo.

5 - Escolha o fornecedor certo
Com o relatório (inventário) pronto, com os problemas, necessidades, prioridades e metas levantadas, e depois de se inteirar sobre o assunto, é hora de escolher os fornecedores da solução, que pode ser um consultor, uma software-house, ou um revendedor especializado em automação comercial que ofereça a solução completa, ou seja, o software e os equipamentos. Não use como critério de escolha o preço dos serviços, programas ou equipamentos. Procure referências desse fornecedor e visite alguns dos clientes que já usaram os serviços dele. Sua experiência no setor, suporte técnico e treinamento oferecidos são quesitos mais importantes do que o preço (leia mais em Dicas).

6 - Elabore um cronograma
Depois de escolhido o fornecedor, elabore junto com ele um cronograma físico e financeiro detalhado de todo o processo de automação comercial. Esse ronograma servirá para traçar alternativas no processo de implantação e apontar por onde começar. Atualmente, a maioria dos aplicativos (programas) é comercializada em módulos, e pode ser interessante, do ponto de vista econômico, dividir sua aquisição em diversas subetapas. Essa montagem de alternativas também permite avaliar as vantagens e desvantagens de recorrer ao financiamento de terceiros (como leasing e empréstimos bancários, entre outros) para aquisição de programas e equipamentos.

7 - O software em primeiro lugar
Um dos principais erros em um processo de automação é a aquisição de equipamentos antes da escolha do programa a ser adotado. Sabendo exatamente o que se quer de um sistema de Automação Comercial fica mais fácil escolher o software (programa/aplicativo) adequado. Lembre-se que a finalidade básica de um programa é resolver os seus problemas. O software pode ser desenvolvido especialmente para a sua empresa. Nesse caso, o custo é mais alto, mas em compensação você terá um programa feito sob medida para atender todas às suas necessidades. Outra alternativa são esses programas disponíveis no mercado conhecidos como pacotes, prontos para ser usados. É uma opção interessante, pois, além de mais baratos, eles podem ser utilizados em todas as áreas do seu negócio e ainda permitem algumas adaptações para atender às suas necessidades individuais. Na escolha do programa, lembre-se que a tendência é a sua empresa evoluir. Portanto, esse software deve prever o crescimento do negócio.

8 - Primeiro o programa, depois o equipamento
Além da compatibilidade com o programa a ser adotado, há outros quesitos a serem observados na escolha dos equipamentos de automação comercial, como capacidade (não compre um microcomputador com tecnologia obsoleta, ou seja, fora de uso/antiga). Atualmente, um micro deve ter no mínimo um processador Pentium II. Vale mais a pena comprar um equipamento mais caro, mas com vida útil também mais longa. Verifique os serviços de assistência técnica e o período de garantia do produto. O mesmo vale para outros equipamentos, como os periféricos (impressoras de cheque, scanners, balanças eletrônicas, entre outros). Não compare só o preço, mas o custo/benefício de cada um deles. Um scanner pode ser mais caro do que o outro, por exemplo, mas em compensação ele pode realizar a leitura de código de barras mais rapidamente e com menos probabilidade de erros.

9 - Pense no futuro
Dimensione o sistema e equipamentos pensando na evolução do negócio e não apenas nas suas necessidades atuais. O sistema de automação tem que estar preparado para esse crescimento.Com certeza o seu movimento crescerá e, com isso, aumentará o número de itens em seu estoque, obrigando a um controle maior sobre eles. Conseqüentemente, aumentará a necessidade de se possuir um controle financeiro mais eficiente, um melhor controle sobre os fornecedores e assim sucessivamente, numa verdadeira reação em cadeia.

2ª Etapa: Preparação

10 - Trabalho em parceria
Nessa fase, a palavra-chave é parceria. Para o sucesso da implantação do sistema de automação comercial será preciso estabelecer uma relação de parceria. Aqui, o responsável pelo projeto e o profissional especializado escolhido devem confiar muito um no outro.

11 - A hora certa de investir
Como resultado da etapa de planejamento, já estarão definidos os programas e equipamentos a serem adquiridos, bem como quando eles deverão estar disponíveis. Portanto, não é necessário comprar todos os programas e equipamentos listados de uma única vez. Observe a prioridade e a sua capacidade de investimento, faça isso com calma, controlando o seu orçamento.

12 - Uma pequena reforma
Provavelmente você precisará executar algumas alterações físicas e operacionais no estabelecimento para, no mínimo, permitir a instalação dos equipamentos. Além disso, durante o inventário um dos problemas apontados pode ser a necessidade de mudanças das gôndolas ou na localização dos caixas. Aproveite esse momento para a reforma.

13 - Treinar é preciso
Não basta investir apenas na aquisição de equipamentos e sistemas ou na contratação de uma boa consultoria. É necessário que existam pessoas capazes de operá-los adequadamente. Por isso, separe sempre uma parte do orçamento para as atividades de treinamento dos funcionários. Lembre-se que esse treinamento tem que ser dado no momento em que o sistema estiver bem próximo de entrar em operação. Afinal, de nada adianta oferecer o treinamento se o funcionário demorar a pôr em prática o que aprendeu.

14 - Tarefas preliminares
Aqui você vai precisar, e muito, da ajuda do profissional especializado escolhido. Antes de implantar o sistema de automação comercial, é preciso realizar algumas tarefas, como, por exemplo, montar sistema de codificação interno dos produtos; levantar códigos de barra usados nos produtos; levantar inventários; etiquetar mercadorias; encomendar formulários contínuos e outros insumos; configurar e instalar equipamentos, sistema operacional e efetuar a montagem inicial do banco de dados (registrando todo seu mix de produtos, cadastro de fornecedores e de clientes, entre outras fases de trabalho); e realizar teste-piloto para assegurar o funcionamento do sistema.

15 - Cópia de segurança
Tão importante quanto cadastrar todos os dados no computador é fazer uma cópia de segurança (em disquete, CD-ROM, ZIP Disk), chamada de backup. Assim, caso o computador quebre, você terá seus dados gravados e, portanto, poderá inserir essas informações em outro micro e continuar o trabalho normalmente. Além da cópia de segurança, outros itens nesse sentido são importantes. Um dos principais é a aquisição de um no-break (equipamento usado para proteger o computador das tensões e falta de energia elétrica. Caso falte energia, a bateria do no-break possibilita que o computador continue sendo usado por determinado período, sem a perda dos dados). Também é necessário instalar um programa antivírus (software/utilitário usado para detectar vírus de computador e limpá-los).

16 - Codificando produtos
Para o varejista que está pretendendo implantar o uso de código de barras é importante que se façam algumas recomendações. Verifique inicialmente quantos fornecedores de seus produtos comercializados já possuem esta caracterização. Se alguns deles ainda não se utilizam deste sistema, é importante que seja prevista alguma forma de emitir as etiquetas com estes códigos, caracterizando, deste modo, cada um dos produtos oferecidos aos consumidores, para facilitar as operações no caixa. Caso o varejista seja o responsável direto pela impressão das etiquetas com os códigos de barras, é necessário que sejam tomados alguns cuidados básicos. É importante que a impressora utilizada tenha resolução suficiente para que o leitor ótico possa entender claramente o código, evitando com isso problemas na sua interpretação.

3ª Etapa: Implantação

17 - Comece pela retaguarda
Mesmo se a sua prioridade for agilizar o atendimento no caixa, é aconselhável começar o processo de implantação da automação comercial pela retaguarda. Isso porque a frente de loja automatizada gera informações que sem a retaguarda preparada não adianta nada. Na retaguarda, você irá automatizar as seguintes atividades: pedido de compra; recepção de mercadorias; armazenamento e distribuição de produtos para lojas; precificação e reposição de mercadorias; recepção de mercadorias, armazenamento e distribuição de produtos para lojas; precificação (margens, análises de rentabilidade); reposição de mercadorias. Irá controlar o estoque; analisar o perfil da clientela; a rentabilidade por produto, entre outras atividades. Com a automação da retaguarda, você irá administrar melhor o estoque e o giro da sua loja. Isso porque você terá a curva ABC de vendas e rentabilidade de produtos. Lembre-se que hoje em dia, estoque grande significa dinheiro parado. Além disso, sabendo quais os produtos mais vendidos, fica mais fácil fazer a reposição de mercadoria corretamente e investir em produtos que realmente dão lucro. Essas informações também vão dar mais poder de fogo para você negociar com seus fornecedores e, assim, melhorar as condições de compra. Outro benefício é a possibilidade de diminuir o índice de perdas da sua loja. Com a automação da retaguarda, ao controlar o recebimento e armazenagem de mercadorias, problemas com produtos com data de validade vencida na prateleira, armazenamento inadequado e roubo tendem a desaparecer.

18 - Uma ação de cada vez
Faça a implantação do sistema de automação por áreas. Depois de estar concluída a automação da retaguarda, por exemplo, dê início ao processo na área financeira do supermercado e, depois de concluído, passe para outro setor. É importante concluir e resolver os problemas de cada área, um de cada vez. Nas áreas financeiras/administrativa, o controle do contas a pagar e a receber; fluxo de caixa, despesas, custo de pessoal, entre outras atividades, passarão a ser controlados pelo sistema. Por essa razão, na hora de escolher o programa que irá automatizar o seu negócio, certifique-se de que ele irá fornecer todos os relatórios gerenciais necessários para sua atividade. Ao automatizar essas áreas, ficará mais fácil saber a real situação financeira da sua empresa e identificar com mais precisão os setores e áreas que justificam investimento.

19 - Por último, a frente de loja
Só depois da automação da retaguarda e das áreas administrativa/financeira estarem prontas, comece a implantar o sistema de frente de loja. Comece com a implantação do check-out (caixa), onde será instalado o PDV ou a máquina registradora e seus periféricos.Como o sistema da retaguarda já registrou todos os produtos comercializados na loja (com seus devidos códigos e preços), ficará mais fácil colocá-lo em operação. Aqui, será mais uma questão de conexão de equipamentos e integrar a base do banco de dados do seu supermercado. Com a frente de loja automatizada, atividades como o registro de venda ao consumidor, emissão de cupom fiscal, preenchimento e liberação de cheques, recebimento de cartão de crédito/débito, trocas e devoluções, concessão de crédito, preços e condições de pagamento serão realizados pelo operador do caixa sem perda de tempo. Toda a movimentação da loja registrada no caixa irá gerar dados que abastecerão o sistema de retaguarda. Assim, entre outros benefícios, você saberá o momento certo para repor determinada mercadoria. Essas informações também serão usadas pelo sistema administrativo e financeiro da sua loja. Além da possibilidade de atender o seu cliente mais rapidamente e oferecer serviços de qualidade, um dos benefícios desse investimento será, com certeza, a diminuição no recebimento de cheques sem fundos, pois o sistema permite a consulta nos órgãos de proteção ao crédito antes do preenchimento do cheque. Além disso, com o leitor ótico (scanner de código de barras) erros na digitação de preços de produtos serão praticamente eliminados.

20 - Não dispense ajuda
Mesmo com o projeto de automação concluído, não dispense imediatamente o profissional especializado. Computadores estão sujeitos a falhas e as pessoas que trabalham com eles também podem não otimizar todos os seus recursos. Por essa razão, é importante manter o relacionamento de parceria com o seu fornecedor. O processo de acompanhamento, assistência técnica, manutenção e atualização do sistema têm que estar previstos no contrato.

Fonte: Revista Automasoft e Bematech.

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